メディア

「AIでマニュアル作成」だけで終わらせない！　スライド作成＆共有のAI活用Tips集：その悩み、生成AIが解決（1/2 ページ）

» 2025年04月03日 07時00分公開

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授する。

Q．新人教育のための資料を作成しています。必要な情報をスムーズに伝えるためにAIを活用する方法はありますか？

　新年度がスタートし、新入社員を迎え入れた企業も多いだろう。

　新入社員への研修やリソースの共有をスムーズに進めるうえでも、生成AIが役立つ。今回は、業務マニュアルの整備や研修資料の作成、資料の共有などに役立つ活用方法を紹介しよう。

新入社員への研修やリソース共有を進めるうえでも生成AIが役立つ。写真はイメージ（ゲッティイメージズ）

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

マニュアル作成や資料の修正をスムーズに進める

　マニュアルなどの作成は、ChatGPTやGemini、Claudeなどの一般的なチャット型の生成AIツールであれば、基本的にどれを使っても問題ない。

　「覚え書きレベルのメモは記録・共有されているけれど、きちんとしたマニュアルの形式に整っていない」という場合も、それをもとにマニュアル化すれば効率的だ。

【プロンプト】

このドキュメントを、新入社員が読んですぐに理解できるマニュアルの形式にまとめて。

（ファイルをアップロードする）

　細かい指示を与えなくても、「新入社員向け」と指定するだけでかなりかみ砕いた表現で回答を出力してくれる。レベルを調整したい場合は、「一般的なPC操作について詳しく説明する必要はありませんが、経理システムの扱いについては初歩的な説明から入れてください」のように、対象者がどの程度の予備知識を持っているかを指定するとよいだろう。

　過去に作成した資料を修正して使いたいケースもあるだろう。その場合は、元になるファイルをアップロードしたうえで、以下のように指示すればよい。

【プロンプト】

このドキュメントの以下の項目を変更して、全文を再出力して。

（ファイルをアップロードする）

　このとき、「全文を再出力」と指定すれば、修正のない箇所も含めて全文のテキストが出力される。手元にPDF化されたファイルしか残っていない資料を作り直す場合などに便利だ。

　ここまではすでに広く活用されている生成AIの使い方だが、こういった手順で作成した既存の資料をベースに、他の資料を作成することもできる。

マニュアルから研修用スライドをCopilotで作成する

　Wordなどで作成したマニュアルから研修用のスライドを作成したい場合に重宝するのが、Microsoft PowerPoint内で利用できるCopilotだ。PowerPointでCopilotのサイドパネルを開き、チャットに「プレゼンテーションを新規作成」と送信した後、表示されるボタンをクリックすればスライド生成の画面が開く。

チャットに「プレゼンテーションを新規作成」と送ると表示される「プレゼンテーションを新規作成」ボタンをクリックすると、作成用の画面が開く

　画面上部の入力ボックス内のクリップアイコンからは、OneDriveに保存したファイルを追加できる。Wordなどで作成した資料を追加し、「新人研修用で使用するスライドを作成」などと指示すればよい。構成案が提示された後にスライドの生成が開始される。

スライド内のアニメーションや、話者用のメモである「スピーチノート」も自動で生成される

　テキストだけで構成されたWord文書がスライドに適した形にレイアウトされ、内容にふさわしい画像も挿入される。

　アニメーション効果や話者用のメモも自動で付加されているので、細かい部分を手直しする程度で、すぐに利用できるのが便利だ。

　なお、既存資料をスライド化できるAIツールにはこのほかに、Webブラウザ上で利用できる「Gamma」や、Googleスライドと連携して使用する「SlidesAI」などがある。環境に応じて選ぶとよいだろう。

マニュアルや関連資料を集めたチャット付き資料集を作る

ノートの殴り書きが「学習アプリ」に　Claude 3.7 Sonnetでここまで簡単に作れる
2025年2月にリリースされたClaude 3.7 Sonnetは、テキストで指示するだけでWebアプリやゲームを簡単に作成できる。これを利用すれば、オリジナルの内容を反映した自分だけのアプリを作成することが可能だ。
「AIに聞くのが面倒」と思う人ほど、ChatGPTデスクトップアプリを活用すべき理由
Mac版のChatGPTデスクトップアプリでは、連携機能を使って他のアプリの画面内容を取得できる。また、ChatGPTアプリ側からの操作だけで起動中の他のアプリのスクリーンショットを取得することも可能だ。これらを活用すると、作業中の画面についてChatGPTに質問するプロセスが格段に楽になる。
ただのフォルダじゃない！　ChatGPT「プロジェクト」機能の使いこなし術
2024年末にリリースされたChatGPTの「プロジェクト」は、複数のチャットをまとめて管理できる機能。単なるフォルダではなく、回答をプロジェクト単位でカスタマイズできる機能も備えている点が特徴だ。業務効率の向上に役立つ使い方を紹介する。
AI検索「SearchGPT」リニューアル　Google検索いよいよ不要に……？
OpenAIが実施したイベント「12 Days of OpenAI」のなかで、検索機能「ChatGPT search」のアップデートが発表された。10月末に新しい検索機能がリリースされてからわずか1か月半でのスピーディーな改善だが、どこが変わったのだろうか。いよいよGoogle検索は不要になるのだろうか――。
フリー画像がどれもピンとこない……カンタンに使える画像生成AI「Adobe Firefly」活用法
無料素材の使い回しでマンネリ化しているなら、画像生成AIを活用してみよう。ビジネスの場でも利用しやすい画像生成AIツール「Adobe Firefly」を使った画像生成の流れを解説する。